Taloyhtiön valaistusurakan kilpailutus – miten saat järkeviä ja vertailukelpoisia tarjouksia

Taloyhtiön valaistusprojekti alkaa usein hämärässä. Todetaan, että pimeää on ja sen jälkeen pyydetään 3–7 tarjousta, joilla toivotaan saatavan muutosta tilanteeseen. Ja tässä kohtaa homma menee metsään ensimmäisen kerran.

Lopputuloksena voi olla ärsyttävyyteen asti kirkkaammat valot, jotka ovat kaukana tarkoituksenmukaisesta. Toisella kertaa uudemmat valaisimet, mutta samat vanhat ongelmat. Ja toisinaan toki osutaan tuurilla oikeaankin.

Mitä taloyhtiössä sitten kannattaisi tehdä, jotta osumia tulisi enemmän ja tarjousten vertailu olisi helpompaa? Mitä tulisi huomioida kilpailutusta valmistellessa ja sen aikana?

Isoimmat ongelmat taloyhtiön valaistusten kilpailutuksissa

Jotta osutaan paremmin, kannattaa ensimmäisenä tarkastaa, mitkä ne suurimmat ongelmat oikeastaan ovat. Kun ongelmat tunnistaa, sudenkuopat on helpompi välttää.

1. Tavoitetta (tai suunnitelmaa) ei ole määritetty

Kaikkein suurin ongelma on se, että kilpailutettaessa kilpailutetaan ”vain parempaa valaistusta” tai ”energiansäästöä”. Se, millä tavalla parempi määritetään, pitää jäsentää tarkemmin. Toimiva valaistus on aina yhdistelmä asumismukavuutta, turvallisuutta ja nykypäivänä toki myös energiatehokkuutta.

Kun kokonaisuus on määritetty sen suhteen, mitä ja miten on syytä toteuttaa, saavutetaan kaksi eri hyötyä kerrasta: ensinnäkin toteutus on todennäköisesti onnistunut ja toisekseen tarjouksia on mahdollista verrata ilman arvailua.

2. Pelkän hinnan vertaaminen

Ymmärrämme hyvin, että taloyhtiöiden talouden hoitaminen on hallitusten ja projektiryhmien vastuulla. Jos kuitenkin yhdistetään samaan projektiin epämääräinen vaatimusmäärittely ja hinta edellä ostaminen, projektin epäonnistuminen muuttuu paljon todennäköisemmäksi.

Viisi vaihetta onnistuneeseen valaistushankintaan

Jotta hallituksen jäsenet pysyvät järjissään projektin ja sen valmistelun aikana, ja päätökset voidaan tehdä laadukkaasti, kasasimme päävaiheet onnistuneempaan lopputulokseen.

1. Määrittele ongelmat ja kehityskohteet tarpeeksi tarkasti

Ensimmäinen kohta, jossa kilpailutusta voidaan parantaa valtavasti, on määritellä valaistuksen ongelmakohdat sekä kehittämistä tarvitsevat kohteet tarpeeksi tarkasti. Pelkästään tämä helpottaa tarjousten vertailua jatkossa.

2. Tee riittävän tarkka suunnitelma – käytä tarvittaessa apua

Seuraava osa projektia on suunnitelman tekeminen. Olennaisinta olisi tunnistaa, mitä valaistuksella halutaan saavuttaa kuin valita tiettyjä valaisinmalleja. Mikäli oma osaaminen ei riitä valaistuksen suunnitteluun, siitä kannattaa maksaa.

Hälytyskellojen pitäisi myös soida, jos saatte valaistussuunnitelman kaupan päälle. Valaisinten katteet eivät ole niin suuria isoissakaan projekteissa, että suunnittelutyö kannattaa tehdä huolellisesti ”lahjaksi”. Sana huolellisesti on alleviivattu syystä.

Älä anna toimittajan oikaista, vaan vaadi suunnittelua varten kohdekäynti ja perustellut näkemykset suunnittelijan tekemille valinnoille.

3. Pyydä tarjoukset suunnitelman mukaisesta tai sitä vastaavasta toteutuksesta

Kun saatte viimein tarjouksia, varmista että niissä on tarjottu suunnitelman mukaista kokonaisuutta tai sitä vastaavaa toteutusta. Muutoin luvassa voi olla ikäviä keskusteluita siitä, miksi suunnitellut asiat aiheuttavatkin lisäkustannuksia.

Monesti urakoitsija tarjoaa ”vastaavaa tuotetta”, mutta valaisinten tekniikassa ja ominaisuuksissa on oikeasti melkoisia eroja. Varmista siis, että vertaatte oikeasti sitä, mitä on suunniteltu.

4. Vertaa koko tarjousta, älä pelkkää hintaa

Laatu ja työ maksavat. Kun vertaat tarjousta, vertaa koko sisältöä. Kiinnitä erityisesti huomiota siihen, mitkä asiat tarjoukseen sisältyvät ja mitä tarjous mahdollisesti ei sisällä. Kuuluvatko esim. mahdolliset ulkovalaistuksen vaatimat uudet kaapeloinnit ja niiden kaivuutyöt mukaan ja sisältäähän tarjous myös tarvittavat työt pihojen korjaamiseksi ennalleen.

5. Käy tarjous ja projektin toteutus läpi toimittajan kanssa ennen hyväksymistä

Kun lopulta päätät joukosta parhaan tarjouksen, varaa hetki aikaa koko projektin läpikäyntiin ennen sopimuksen allekirjoittamista. Näin saatte vielä mahdollisuuden varmistaa, että kaikki tarjouksessa olleet asiat on kirjattu myös lopulliseen sopimukseen.

Kuulostiko itsestään selvältä?

Niin meistäkin.

Peruspiirteissäänhän valaistushankinta ei poikkea mistään muusta taloyhtiön valmistelemasta hankinnasta. Ongelmalliseksi tilanne muodostuu siinä kohtaa, kun oletetaan, että näinhän niiden asioiden pitäisi mennä, mutta totuus on tarua ihmeellisempi.

Useimmat ongelmakohdat pystytte välttämään valitsemalla projektiin kumppaniksi Valoramin kaltainen osaava toimija, jolta saat koko toteutuksen.