Sähköauton latauslaitteet – Tarjouspyynnöt ja kilpailutus?

Tarjouspyynnöt ja kilpailutus

 Sähköautojen latauslaitteiden hankkiminen taloyhtiöön on merkittävä hanke, joka vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta. Kun sähkösuunnitelma on laadittu, on aika pyytää tarjouksia latauslaitteiden toteutuksesta

Tarjouspyynnön laatiminen

Tarjouspyynnön tavoitteena on saada mahdollisimman tarkka käsitys potentiaalisilta palveluntarjoajilta siitä, miten he voisivat toteuttaa hankkeen, millä kustannuksilla ja aikataululla. Kannattaa kiinnittää huomiota, että tarjouspyyntö sisältää hyvät taustatiedot hankkeestanne. Näin varmistat, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja laadukkaita.

 Sähkösuunnitelma tai sen taustatiedot:

 Mikäli ette toimita sähkösuunnitelmaa nähtäväksi osana tarjouspyyntöä, vähintään seuraavat tiedot on hyvä kerätä mukaan. Lisäksi kannattaa varautua siihen, että tarjoajat haluavat tutustua kiinteistöön toteutettavuuden varmistamiseksi.

• Määrä ja sijainti: Montako latauspistettä tarvitaan ja missä niiden tulisi sijaita?
• Tehovaatimukset: Millaisia asemia on tarkoitus asentaa ja mikä on niiden tarvitsema sähköteho?
• Sähköjärjestelmän nykytilanne: Miten nykyinen sähköjärjestelmä pystyy vastaamaan latausasemien sähkötehon tarpeisiin?

Näiden tietojen avulla palveluntarjoajat saavat jonkinlaisen käsityksen hankkeen laajuudesta ja
haasteista.

Projektin tavoitteet

Tarjouspyyntöön tulee sisällyttää myös hankkeen tavoitteet ja raamit. Nämä voivat olla
esimerkiksi:

• Aikataulu: Milloin hankkeen tulisi olla valmis?
• Budjetti: Paljonko taloyhtiö on varannut hankkeeseen rahaa?
• Laatuvaatimukset: Mitä laatuvaatimuksia taloyhtiö asettaa latauslaitteille ja niiden
  asennukselle?
• Millaisia vaatimuksia asennuksen jälkeisille palveluille on asetettu?

Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistaminen

Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi, kannattaa tarjouspyyntöön liittää myös selkeät ohjeet siitä, miten tarjouksen tulee olla muotoiltu ja mitä tietoja siinä tulee olla. Näitä tietoja ovat esimerkiksi tarjouksen kokonaishinta, erittely eri työvaiheiden kustannuksista, aikataulu ja käytettävät materiaalit sekä takuu.

Kannattaa huomioida, että laitteita voidaan tarjota (tai tarjouksia pyytää) usealla erilaisella toteutus- ja rahoitusmallilla. Hankinta voidaan talouden puolesta toteuttaa suoralla rahalla (lainoitus) tai leasing-mallilla. Se, kumpi malli on yhtiönne kannalta järkevä, kannattaa käydä läpi isännöitsijän kanssa.

Myös toteutuksia tarjotaan eri tavoilla. Osassa toteutuksista kokonaisuus tehdään avaimet käteen ja toisissa tarjotaan vain sähkötyöt. Tavallisesti latausasemien asennus tarvitsee myös maatöitä, kun kaapeloinnit uusitaan. Kannattaa siis varmistaa huolellisesti, mitkä asiat tarjouksessa kuuluvat hintaan ja mitkä ovat lisätyötä.

Usein on selkeintä, että ensin tehdään sähkösuunnittelu ja sen jälkeen kilpailutetaan suunnitelman toteutus kokonaisurakkana, joka sisältää kaiken.

Tarjousprosessin muistilista

• Selkeällä ja hyvin jäsennetyllä tarjouspyynnöllä saat laadukkaampia tarjouksia
• Mikäli sähkösuunnittelu on tehty, liitä suunnitelmat tarjouspyyntöön
• Varmista, että tarjous sisältää kaiken tarvittavan – kiinnitä huomiota, mitä tarjotaan lisätyönä ja mikä sisältyy urakkahintaan
• Varaa riittävästi aikaa tarjouksiin perehtymiseen